Unternehmen sind verpflichtet, die notwendigen Empfangsvoraussetzungen zu schaffen.

Mit Anfang kommenden Jahres haben alle Behörden in Österreich das Recht, Zusendungen an Unternehmen ausschließlich elektronisch durchzuführen. Der Bund startet damit schon am 1. Dezember. Unternehmen sind verpflichtet, die notwendigen Empfangsvoraussetzungen zu schaffen.

Die öffentliche Hand will ihre schriftliche Kommunikation mit heimischen Unternehmen weiter digitalisieren und wird künftig alle Schriftstücke nur mehr elektronisch zustellen. Bei vielen Unternehmen besteht jetzt Handlungsbedarf, denn sie sind gesetzlich verpflichtet dafür zu sorgen, dass sie diese behördlichen Mitteilungen auch empfangen können. Folgendes ist dafür zu tun:

Checkliste für Unternehmen

• Wenn ein Unternehmen bereits ein Konto im Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes – usp.gv.at – hat, hat es dort zu prüfen, ob eine taugliche E-Mail-Adresse jenes Unternehmensvertreters hinterlegt ist, der als Postbevollmächtigter zum Empfang behördlicher Schriftstücke vorgesehen ist. Ist dies der Fall, stellt der Bund ab 1. Dezember alle Zusendungen im Bereich „MeinPostkorb” elektronisch zu. Der Postbevollmächtigte des Unternehmens bekommt dann per E-Mail die Verständigung, dass eine Zusendung eingetroffen ist und online abgeholt werden kann.

• Hat ein Unternehmen in seinem USP-Konto noch keine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann es das am besten über sein Finanzonline-Konto (finanzonline.bmf.gv.at) tun. Dort muss das Unternehmen seine Einstellungen auf „Elektronische Zustellung” ändern und eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an die die Verständigungen über neue Zusendungen versendet werden sollen. Alle vor dem 1. Dezember hier hinterlegten E-Mail-Adressen werden automatisch ins USP transferiert. Im USP kann man erst ab dem 1. Dezember selbst eine E-Mail-Adresse anlegen.

• Wenn ein Unternehmen kein USP-Konto hat, dann muss es dieses bis 1. Dezember anlegen und entsprechend eingestellt haben, damit die elektronische Zustellung erfolgen kann. Die Eröffnung dieses kostenlosen Kontos, das für Unternehmen sehr viele Vorteile bietet, geht am leichtesten mittels Handysignatur und ist dann in wenigen Schritten abgeschlossen. Wer noch keine Handysignatur hat, kann diese über www.handy-signatur.at aktivieren. Auch diese hat sehr viele Vorteile. Die Wirtschaftskammer Wien empfiehlt Unternehmen daher, ein USP-Konto und eine Handysignatur zu haben und FinanzOnline zu nutzen.

Kleinunternehmer-Regelung

Unternehmer, die von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machen und daher keine Umsatzsteuer verrechnen und abführen, sind nicht verpflichtet, auf die ausschließliche elektronische Zustellung umzustellen. Sie dürfen aber und gehen dabei genauso vor, wie jedes andere Unternehmen.

Quelle: Wiener Wirtschaft